Controllo accessi e presenze, quali sono le condizioni di

Un po’ di tempo fa parlando di videosorveglianza sui luoghi di lavoro abbiamo appreso che l’installazione e l’attivazione di impianti audiovisivi dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori è prevista previo accordo con il sindacato aziendale oppure, dove non fosse possibile raggiungere l’accordo, l’autorizzazione dell’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).

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Il datore di lavoro può installare e attivare impianti audiovisivi, se preventivamente autorizzato:

per esigenze organizzative e produttive dell’azienda,
per sicurezza del lavoro,
per la tutela del patrimonio aziendale.

L’art. 2086 stabilisce che l’imprenditore è il capo dell’impresa; l’art. 2087 stabilisce che nell’esercizio dell’impresa, l’imprenditore è tenuto ad adottare le misure necessarie a tutelare l’integrità fisica e la personalità morale dei prestatori di lavoro.

Partendo da queste premesse proviamo a capire se il datore di lavoro può controllare gli accessi da parte di lavoratori e terzi ai locali aziendali e la presenza/permanenza negli stessi.

La questione va considerata sotto l’aspetto della tutela del patrimonio aziendale, della sicurezza del lavoro, relativamente al calcolo dell’orario di lavoro ai fini disciplinari, al rispetto dei limiti previsti dalla legge e dal contratto collettivo in materia di orario di lavoro.

Il datore di lavoro ha il diritto di fissare delle regole per l’accesso ai locali dell’azienda da parte dei dipendenti e dei terzi e di verificarne la presenza con gli strumenti che ritiene più opportuni.

Il legislatore, in considerazione della massiccia diffusione delle tecnologie telematiche a supporto delle attività, ha modificato l’art. 4, legge 300/1970 con l’art. 23, comma 1, D. Lgs. N. 151/2015, stabilendo che l’unico onere che incombe sul datore di lavoro, nell’utilizzo di strumenti tecnologici per effettuare controlli relativi all’accesso e alla presenza nei locali aziendali, è quello di fornire l’adeguata informazione delle modalità d’uso degli strumenti.

Le informazioni raccolte dall’utilizzo di PC, Tablet, Smartphone e Badge, possono essere utilizzare per tutti i fini connessi al rapporto di lavoro, comprese le sanzioni disciplinari.

Le organizzazioni sindacali hanno ottenuto di poter restringere la facoltà del datore di lavoro di scegliere strumenti tecnologici che rilevano dati biometrici facendo appello al Garante della Privacy, che ha così stabilito che l’imprenditore è tenuto a prediligere mezzi meno invasivi, scegliendo dispositivi che possano comunque garantire le verifiche necessarie, senza violare i dati biometrici dei lavoratori.

In passato il controllo degli accessi era garantito da un registro dove venivano apposte le firme, o dal personale addetto alla vigilanza. Nel tempo il processo di virtualizzazione ha portato alla diffusione di strumentazione tecnologica idonea a garantire la rilevazione degli accessi e la registrazione degli spostamenti e la presenza di dipendenti e terzi all’interno dei locali aziendali.

Il più comune strumento utilizzato negli ultimi anni è sicuramente il badge. Ha l’aspetto di una tessera ma può essere dotato di banda magnetica, microchip e Rfid a seconda dell’utilizzo che se ne intende fare.

Se si intende usare il badge come una comune chiave per la gestione dell’ingresso e dell’uscita dei dipendenti, senza registrare nulla, il datore di lavoro non è tenuto ad avviare nessuna procedura.

Se il badge è munito di banda magnetica o microchip per la registrazione degli orari di accesso e uscita il datore di lavoro è tenuto esclusivamente ad informare i dipendenti sulle modalità d’uso del dispositivo e sulle modalità di svolgimento dei controlli. Le informazioni raccolte possono essere usate dal datore di lavoro anche per eventuali sanzioni disciplinari.

Se la banda magnetica e il microchip sono specifici per il controllo degli accessi a determinate aree riservate, anche utilizzando un codice alfanumerico, o se il badge è munito di Rfid per tracciare e registrare gli spostamenti dei dipendenti, il datore di lavoro per poter utilizzare il dispositivo deve raggiungere l’accordo sindacale oppure ottenere l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

Il datore di lavoro può anche scegliere di controllare gli accessi e le presenze installando un’applicazione sullo smartphone di proprietà dell’azienda, affidato al lavoratore; in questo caso deve informare i dipendenti sulle modalità di utilizzo del dispositivo e di svolgimento dei controlli, inoltre deve configurare il dispositivo in modo che sul display sia ben visibile un’icona che indichi che è attiva la localizzazione del dispositivo, deve garantire la riservatezza dei dati trattati e limitare la rilevazione della posizione alle sole aree relative alla posizione del lavoratore in relazione alle coordinate geografiche della sede di lavoro.

Adempiendo a questi oneri il datore di lavoro potrà utilizzare le informazioni raccolte anche per stabilire sanzioni disciplinari.

La novità introdotta con l’art. 23, comma 1, D. Lgs. N. 151/2015 riguarda la funzione delle tecnologie, non è più concentrata all’esclusivo controllo del comportamento del dipendente.

La normativa riconosce anche la funzione di controllo ai dispositivi tecnologici per la gestione degli accessi e le presenze. È senza dubbio palese la comodità di poter gestire a distanza gli accessi e le presenze ai locali aziendali da parte di dipendenti e terzi.

Il servizio di portierato per la gestione a distanza degli accessi e il relativo impianto di monitoraggio si va a collocare tra le tecnologie telematiche contemplate nella modifica all’art. 4, legge n. 300/1970 dello Statuto dei Lavoratori, e trova sempre più applicazione per la flessibilità e la semplicità del concetto cui è legato.

In pratica il controllo degli accessi per mezzo di portierato a distanza si svolge con l’apertura/chiusura di porte e cancelli quando il personale si presenta al controllo dell’impianto, con invio di documentazione (immagini e video) in tempo reale al datore di lavoro su chat bidirezionale, che comprova l’ora di entrata/uscita e la presenza nei locali aziendali.

Per concludere il datore di lavoro non è tenuto ad avviare alcuna procedure se la tecnologia utilizzata consente solo l’accesso e l’uscita dai locali aziendali senza registrazione di informazioni. Se si procede con la registrazione dell’orario di entrata e uscita, il datore è tenuto a informare i dipendenti sulle modalità di utilizzo dei dispositivi e sulle modalità di svolgimento dei controlli. Se oltre al controllo degli accessi si procede alla registrazione degli spostamenti occorre uno specifico accordo sindacale o in mancanza, l’autorizzazione dell’Ispettorato del lavoro.

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